Acompañar en momentos difíciles: protocolos de PRL para situaciones personales complejas

Cuando alguien de tu equipo atraviesa un duelo, una separación, está al cuidado de alguna persona o está sometiéndose a un tratamiento médico, su capacidad de atención, energía y tolerancia al estrés cambia. Eso impacta el rendimiento y la seguridad, especialmente en puestos con tareas críticas.

Pero pasar por una situación así no solo es difícil para el empleado sino para quienes trabajan con él.  Tú, como CEO, gerente, responsable de RRHH, etc.. debes saber cómo gestionar una situación así. Es importante saber cómo intervenir y acompañar sin invadir la privacidad del empleado.

¿Cómo actuar ante situaciones así?

Lo primero es tener un marco claro fundamentalmente porque si no hay un marco claro

• Se improvisa. Cada mando decide «a su manera»
• Se deteriora la confianza. Surgen rumores y lecturas erróneas (“está desmotivado”, “se escaquea”) que dañan el clima.
• Aumentan los riesgos. Distracciones, fatiga y errores críticos en conducción, altura, uso de maquinaria o toma de decisiones.

Protocolo PRL de acompañamiento 

1) Detección y confidencialidad

Pon en macha un canal seguro (RR. HH., prevención o mando directo) y con un mensaje claro  de que la empresa está para ofrecerte apoyo si lo necesitas. Este canal debe contar con medidas de privacidad que garanticen que la confidencialidad.

2) Evaluación psicosocial breve

En una conversación estructurada de 15–20 minutos, identifica aquellos factores que pueden suponer problemas como ajustes de tiempo, responsabilidades,  factores de fatiga, etc..

3) Medidas de apoyo: Ofrece medidas de apoyo como

• Flexibilidad temporal y teletrabajo

• Ajustes de carga/objetivos: prioriza tareas esenciales mientras dure la situación o al menos en las primeras fases.

• Exclusión temporal de tareas de alto riesgo: reasigna tareas que puedan suponer riesgo como conducción nocturna, trabajos en altura o manejo de maquinaria crítica.

• Coordinación sanitaria: si la persona lo solicita, coordina con servicio médico/psicológico.

• Punto de contacto único: evita que hayan diferentes interlocutores.

4) Plan de retorno y seguimiento

Después de haber pasado o cuando se está pasando por una situación difícil es importante hacer un seguimiento de cómo se encuentra el empleado y definir un plan en el que se tengan en cuenta aspectos como:

• Evolución del estado anímico/emocional del empleado.
• Indicadores funcionales: puntualidad, calidad/errores, tolerancia a turnos, capacidad de concentración.
• Recuperar la normalidad: cuando la estabilidad de la situación se recupere, se normaliza progresivamente la carga y las tareas críticas.

Herramientas complementarias

• Manuales-guías:  compañeros de trabajo, mandos, etc.. es importante que cuenten con un documento guía que les ayude en diferentes aspectos como por ejemplo: cómo pueden abrir la conversación, qué no deben preguntar, cómo detectar señales de alerta, etc…
• Circuito de emergencia: es conveniente que en la empresa se tengan claros cuáles son los pasos claros ante un evento crítico (defunción, hospitalización súbita): a quién avisar, medidas inmediatas, comunicación al equipo sin vulnerar la privacidad.
• Comunicaciones internas cuidadosas: ante una situación compleja la comunicación interna debe basarse en mensajes neutrales y respetuosos (“Se han hecho ajustes organizativos”) que eviten rumores y expliquen lo necesario a los equipos afectados.

Protocolo de PRL para situaciones complejas:

En definitiva, es importante que las organizaciones cuenten con un protocolo de PRL para situaciones complejas. De esta forma,  con un guion claro, se protege la privacidad, reducen errores críticos y la empresa continua con su actividad y ritmo habitual mientras la persona atraviesa su proceso.